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信息化:做好展会的“必修课”
如欲了解展会详情,参展/参观,请查询展览排期 / 会展网址 / 展览会,直接联系主办/承办单位。

 展会是信息交流的媒介和载体,它的首要目的是信息交流、首要功能是信息传播。随着信息化时代的到来和我国信息化建设的不断深入推进,信息化水平已日益成为衡量一个展会整体竞争力、现代化程度和成长能刀的重要指标。可以说,信息化对会展业的发展产生了深远的影响。

在展会信息化方面,国内外有关展会进行了积极的探索,积累了不少的成功经验,主要体现在以下几个方面:注重展会官方网站建设评价一个展会官方网站建设是否完备,一是信息发布内容是否丰富,更新是否及时;二是在线服务功能是否强大;三是设置的网上展会是否与之相互促进、相互配套。其中信息发布是网站建设中最基本的一项庆容。国内外各大品牌展会网站都非常重视信息发布功能的完善。德国展会网站除了经常充实更新各类展会动态信息外,还为参展商、观众和媒体提供多渠道、多角守的行、lp信皂和展会信息查询,同时还提供德语和英语两种版本的网页,而且这两种版奉的信息同等丰富。此外,现在还有不少展会通过大力发展在线展会,以提升网站的信息化服务功能。

这种网上互动的方式,有利于参展商发现潜在的价值客户,加快参展商对客户的跟踪联系速度,使展位利用的时间和空间得以延伸。注重完善客户关系管理系统国内外品牌展会部把客户关系管理系统作为其一项重要工作,并存实践中重点把握两个方面内容,不断完善客户关系管理系统。其一,重视客商数据库的建设,充分共享客商资源。如哈洽会将客商查询细分为企业名称查询、展区查询、围别查询、地区查询、参展展品查询、企业分类查询,用户可通过这些方式查剑参展企业的相关情况;浙洽会则将投资洽谈客商信息和重要团组客商名单全部公开上网。其二,注意了解客户需求,为客商提供个性化服务。参会客商的支持是展会长期运作下去的根本保障,而留住一个老客户比开发一个新客户花费的成本要低许多。所以,展会主办者为客户提供个性化的服务,与客户结成合作伙伴关系,形成展会与客户双赢的局面,最终使展会实现良性循环。

这方面,德围展会的工作细致周到。譬如,杜塞尔多夫展览公司的展会网站专门设计了观众个人参观规划程序,观众注册后可以通过查询随时向自己的程序中添加目标参展商,规划个人的参观计划,该程序最后形成一个PDF文件,供观众下载打印。另外,目前国内一些大型展会开始采用在线调查的方式,多层次、多角度地了解客商的需求。注重完善展会现场管理国内外展会在现场管理的许多方面,采用了不少先进的信息技术。在门票管理方面,如2006年北京国际车展期间,展馆启用了电子票证系统,所有票证采用可识别条码的电子票卡形式,工作人员及记者证件加贴个人照片,进出门均需在双向电子检票闸口进行刷卡。另外,2005午第15届中国国际通信设备技术展览会则将手机二维码技术应用于电子门票系统,观众在展馆网站的登记页而上输入手机号码并完成支付后,系统将对信息进行验证,核实后将向观众手机发送一条二维条码短信即手机门票,进馆前只要用阅读设备对手机上的条码进行读取,就能鉴别出使用者的身份。在车辆管理方面,如2007年第二届中博会采用全球定位系统实现接待车辆的调度和管理。通过全球定位管理系统,驾驶人员可随时上报自己的车辆行驶位置,会务接待部也可通过计算机对车辆进行查找和指挥调度,还可通过手机上网对车辆进行察看,实时掌握车辆信息。在开通客服热线方面,如2004年首届南博会开通了博览会服务热线,这是我国大型经贸类展会首次设置客目畏热线。仅2004年11月1目至5日止.就为大约4000人次的客商提供了大量吃、住、行、乐等方面的及时咨询与预约服务,满意度达到99%。注重提高项目对接实效一些投资促进类展会注重完善项目}最合系统,使之功能齐全,操作便捷。例如,南博会的项目撮合系统完全实现了投引资商的网上对接;投引资商在网上免费进行用户注册后,只要恨据希望发布信息的类型,点击“项目信息”或“投资意向”,即可进入信息发布页面,进行信息填报和网上公布;填报内容完全公开,投引资商不但可按关键字、资金范围、地区等搜索自己想要了解或感兴趣的项目信息,还可对信息发布者进行留言咨询或预约洽谈。还有一些展会注重对落地项目的跟踪和宣传。以福建项目成果交易会(“6.18”)为例,目前已建立了一套省、市、县三级联动的项目跟踪服务机制,总投资5000万元以上的项目由福建省发改委会同有关部门跟踪落实,而总投资5000万元以下的项目则由省直各有关部门、各设区市、各县(市、区)发改委跟踪落实。该组委会对已对接项目分门别类建立了项目档案,通过分级管理、层层落实的跟踪服务机制,实时掌握项目的开工投产情况,对已成功对接项目的履约率和转化落地率真正做到了心中有数。另外,2007年“6.18”组委会通过网络和手机短信平台开展“6.18十大优秀转化项目评选活动”,同时还在电视、报纸等媒体上对该活动进行跟踪报道,这对“6.18”起到了很好的言传作用。

 

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